Przedawnienie należności z faktury – ile wynosi?

W polskim prawie roszczenia z faktur nie są wieczne. Z chwilą upływu ustawowego terminu wierzyciel traci skuteczną możliwość dochodzenia zapłaty, a dłużnik może powołać się na przedawnienie. Dla większości należności gospodarczych termin przedawnienia to 3 lata, liczone od dnia, w którym faktura stała się wymagalna. Wyjątki – m.in. roszczenia z umowy przewozu czy sprzedaży energii – podlegają krótszym okresom. Znajomość tych limitów pozwala realnie ocenić ryzyko finansowe i świadomie zarządzać zobowiązaniami.

Kiedy faktura ulega przedawnieniu? Ogólna zasada 3 lat

Kwestię przedawnienia roszczeń w polskim prawie reguluje przede wszystkim Kodeks cywilny. Jest to akt prawny, który stanowi fundament dla wielu stosunków cywilnoprawnych, w tym tych wynikających z transakcji handlowych potwierdzonych fakturą. Zgodnie z fundamentalną zasadą wyrażoną w art. 118 Kodeksu cywilnego, dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin przedawnienia długu wynosi trzy lata. To kluczowa informacja dla każdego, kto wystawia lub otrzymuje faktury w obrocie gospodarczym. Oznacza to, że jeśli faktura dokumentuje transakcję pomiędzy przedsiębiorcami lub roszczenie przedsiębiorcy wobec konsumenta, które ma związek z jego działalnością gospodarczą, termin przedawnienia co do zasady wynosi 3 lata. Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Najczęściej dniem wymagalności jest dzień następujący po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze. Jeśli na przykład termin płatności faktury przypadał na 15 marca 2022 roku, roszczenie o zapłatę stało się wymagalne 16 marca 2022 roku i od tego dnia rozpoczyna się bieg trzyletniego terminu przedawnienia.  

Warto podkreślić, że koniec terminu przedawnienia dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, zgodnie z obecnymi przepisami, przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Jest to istotna zmiana wprowadzona nowelizacją przepisów, która ujednolica moment upływu terminu przedawnienia i ułatwia jego liczenie. Zatem, jeśli trzyletni termin przedawnienia rozpoczął swój bieg w dowolnym momencie 2022 roku, to upłynie on z końcem 2025 roku, a dokładnie 31 grudnia 2025 roku. Ta zasada dotyczy zdecydowanej większości faktur występujących w obrocie gospodarczym i stanowi podstawę do oceny, czy dana należność uległa przedawnieniu, czy też wierzyciel nadal ma prawo skutecznie dochodzić jej zapłaty. Terminu przedawnienia nie można dowolnie skracać ani przedłużać w drodze umowy. Oznacza to, że nawet jeśli na fakturze lub w umowie strony ustaliłyby inny termin przedawnienia, nie miałoby to mocy prawnej w świetle przepisów Kodeksu cywilnego.

Krótsze terminy przedawnienia roszczeń z faktur – wyjątki od zasady

Choć ogólna zasada przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, polskie prawo przewiduje liczne wyjątki od tej reguły. Oznaczają one, że w niektórych specyficznych przypadkach termin przedawnienia należności stwierdzonej fakturą może być znacznie krótszy. Jest to szczególnie istotne dla dłużników, ponieważ krótszy termin przedawnienia oznacza szybsze uwolnienie się od obowiązku zapłaty z punktu widzenia prawa. Jednym z kluczowych przykładów, gdzie zastosowanie znajdują krótsze terminy, są roszczenia wynikające z umowy przewozu. Zarówno w transporcie krajowym, regulowanym przez Prawo przewozowe, jak i w transporcie międzynarodowym, do którego stosuje się Konwencję CMR, terminy przedawnienia są krótsze niż ogólne 3 lata.

Zgodnie z art. 77 ust. 1 Prawa przewozowego, roszczenia z umowy przewozu przedawniają się z upływem jednego roku. Ten roczny termin dotyczy większości roszczeń wynikających z działalności transportowej, takich jak roszczenia o zapłatę za wykonany przewóz. Oznacza to, że faktura wystawiona za usługę transportową przedawni się co do zasady po upływie jednego roku od dnia wymagalności roszczenia (czyli zazwyczaj od dnia następującego po terminie płatności). Prawo przewozowe przewiduje jednak również krótsze terminy dla specyficznych sytuacji, na przykład 2 miesiące w przypadku roszczeń z tytułu zwłoki w przewozie niedotyczącej ubytku lub uszkodzenia przesyłki. W transporcie międzynarodowym, objętym Konwencją CMR, standardowy termin przedawnienia również wynosi jeden rok, choć dla roszczeń wynikających ze złego zamiaru lub rażącego niedbalstwa przewidziany jest dłuższy, trzyletni termin.

Przykłady roszczeń z faktur, dla których terminy przedawnienia mogą być krótsze niż 3 lata, to nie tylko transport. Przepisy szczególne mogą wprowadzać odmienne regulacje dla różnych rodzajów umów. Chociaż główny nacisk kładziemy na faktury w kontekście działalności gospodarczej, warto mieć świadomość, że charakter prawny roszczenia decyduje o długości terminu przedawnienia. Dlatego zawsze kluczowe jest ustalenie, jakiego rodzaju transakcję dokumentuje faktura, aby prawidłowo określić właściwy termin przedawnienia. Pamiętaj, że w przypadku terminów przedawnienia krótszych niż dwa lata, koniec terminu przedawnienia nie przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, lecz dokładnie w dniu, w którym upływa przewidziany w przepisach okres od daty rozpoczęcia biegu przedawnienia. To ważna różnica w stosunku do ogólnej zasady trzech lat.

Co oznacza przedawnienie dla dłużnika i kiedy można się na nie powołać?

Dla dłużnika upływ terminu przedawnienia ma fundamentalne znaczenie. Najważniejszym skutkiem przedawnienia jest to, że po jego upływie ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie (czyli dłużnik), może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się zarzutu przedawnienia. W praktyce oznacza to, że jeśli wierzyciel skieruje sprawę do sądu w celu dochodzenia przedawnionej należności, dłużnik może podnieść zarzut przedawnienia. Jest to oświadczenie dłużnika skierowane do sądu, w którym wskazuje, że roszczenie jest przedawnione i w związku z tym domaga się oddalenia powództwa. Sąd, co do zasady, uwzględni taki zarzut i oddali żądanie wierzyciela, jeśli przedawnienie rzeczywiście nastąpiło i dłużnik skutecznie się na nie powołał.

Należy jednak pamiętać, że przedawnienie nie powoduje wygaśnięcia długu w sensie materialnym. Dług nadal istnieje, ale staje się tzw. zobowiązaniem naturalnym (niezupełnym). Oznacza to, że wierzyciel nie może już dochodzić go na drodze przymusowej, na przykład poprzez egzekucję komorniczą zainicjowaną na podstawie wyroku sądowego. Jeśli jednak dłużnik mimo przedawnienia dobrowolnie ureguluje należność, nie może później żądać zwrotu zapłaconej kwoty. Zapłata przedawnionego długu jest ważną i skuteczną czynnością prawną.

Podsumowując, standardowy termin przedawnienia należności z faktury w obrocie gospodarczym wynosi 3 lata, liczone od dnia wymagalności roszczenia, z końcem terminu przypadającym na ostatni dzień roku kalendarzowego. Pamiętaj jednak o istnieniu krótszych terminów przedawnienia, zwłaszcza w przypadku roszczeń z umowy przewozu (1 rok). Zawsze dokładnie analizuj charakter roszczenia i sprawdź, czy przepisy szczególne nie przewidują odmiennego terminu przedawnienia. W przypadku wątpliwości co do przedawnienia konkretnej należności, warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże ocenić Twoją sytuację prawną. Przedawnienie może być dla Ciebie szansą na uwolnienie się od obowiązku zapłaty, ale wymaga aktywnego działania i powołania się na ten zarzut w odpowiednim momencie, najczęściej w toku postępowania sądowego.