Co to jest nota obciążeniowa i nota księgowa. Co zawiera i jak wypełnić notę?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą na pewno słyszały już o pojęciu nota obciążeniowa czy nota księgowa. Jak się okazuje dokumenty te pełnią inną niż faktura dokumentację potwierdzającą wykonanie określonych czynności.

Czym dokładnie jest nota obciążeniowa?

Zgodnie z przepisami nota obciążeniowa jest dowodem księgowym, dokumentującym niepodlegające podatkiem VAT (podatkiem od towarów i usług) koszty podatkowe. Nota obciążeniowa jest zatem dokumentem, którego rolą jest udokumentowanie kosztów, które nie podlegają opodatkowaniem podatkiem VAT. W nocie obciążeniowej nie uwzględnia się w pozycjach wartości podatku od towarów i usług (VAT). Oznacza to, że nota obciążeniowa – nota księgowa – dokumentuje operacje, które nie mogą zostać wykazane w oparciu o fakturę.

Kiedy można wystawić notę obciążeniową (notę księgową)?

Nota obciążeniowa wystawiana jest w następujących celach:

• naliczania odsetek za nieterminową spłatę należności obciążającej dłużnika,
• naliczania kary umownej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie świadczenia niepieniężnego,
• dokonania korekty oczywistych omyłek zawartych we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych,
• przeniesienia na kontrahenta kosztów, które ze swojej natury nie podlegają opodatkowaniu, np. koszt opłat lokalnych.

Jak wypełnić notę obciążeniową? Co musi zawierać nota obciążeniowa?

Jak powinna wyglądać prawidłowo skonstruowana nota obciążeniowa stanowią przepisy. Zgodnie z przepisem art., 21 ustawy „o rachunkowości” nota księgowa musi zawierać:

• nazwę dokumentu (np. „Nota obciążeniowa”, „Nota odsetkowa”),
• numer noty (zgodny z zasadami nadawania numerów przyjętymi w jednostce) i datę jej wystawienia,
• określenie stron operacji gospodarczej (nazwy, adresy),
• opis operacji i jej wartość,
• datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty),
• podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not).

PAMIĘTAJ! Opis operacji wskazany w nocie księgowej powinien wskazywać konkretny dokument źródłowy, który stanowią podstawę jej wystawienia. Brak takiego dokumentu może stwarzać ryzyko w przypadku kontroli.

Kto wystawia notę księgową?

Nota księgowa wystawiana jest przez przedsiębiorcę dla udokumentowania kosztu nie podlegającego VAT. W praktyce nota księgowa wystawiana jest przez upoważnionego do takich czynności pracownika danej firmy. Zazwyczaj, w przypadku większych firm, będą to osoby bezpośrednio odpowiedzialne za kwestie księgowe i rachunkowe. Jeśli w Twojej firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za wystawianie not obciążeniowych, to Ty jako przedsiębiorca musisz samodzielnie wystawić albo co najmniej podpisać taki dokument. W przeciwnym razie nota księgowa może zostać zakwestionowana.

Nota księgowa a podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jak wpisać?

Jedno to ustalenie czym jest i kiedy może być wystawiona nota księgowa. Drugim, a zapewne dla większości przedsiębiorców gorszym tematem będzie prawidłowe zaksięgowanie noty obciążeniowej w sytuacji prowadzenia księgowości w oparciu o księgę przychodów i rozchodów (KPiR).

W tym przypadku również przepisy prawa przychodzą z pomocą. W rozumieniu Rozporządzenia Ministra Finansów „w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów” podstawa zapisu w KPiR jest inny dowód księgowy. Za ten właśnie inny dowód księgowy można uznać notę księgową. Może być ona uznana jako dokument poświadczający koszt.

Prowadzisz firmę i masz problemy finansowe? Pomagamy wyjść na prostą!

Z każdym rokiem liczba przedsiębiorców mających problemy finansowe wzrasta. Zazwyczaj powodem są piętrzące się wydatki, rosnące składki oraz podatki. A niekiedy inne, nie dające się przewidzieć sytuacje, jak chociażby pandemia COVID-19 czy upadłość znaczącego kontrahenta. Mając na głowie liczne zobowiązania, w tym kredytowe i pożyczkowe, większość zastanawia się co dalej.

W naszej Kancelarii EUROLEGE stworzyliśmy specjalny zespół prawników-ekspertów od spraw zadłużeń. W naszej codziennej pracy zajmujemy się pomocą w wychodzeniu z długów. Pomagamy na każdym etapie. Z natury rzeczy najwięcej usług świadczymy na etapie postępowań sądowych i komorniczych. Dzięki naszej pomocy tysiące ludzi w całym kraju uzyskało pomoc w wyjściu z długów.

Gdzie szukać pomocy w oddłużaniu?

Jako Kancelaria EUROLEGE od wielu lat reprezentujemy interesy osób zadłużonych na terenie całego kraju. Dzięki innowacyjnemu podejściu każda potrzebująca osoba może skontaktować się z nami przy użyciu urządzeń dających kontakt na odległość. W celu skorzystania z naszej pomocy wystarczy jakiekolwiek urządzenie podłączone do Internetu. Często może to być tylko telefon.

Działamy zdalnie i szybko. Wiemy, że czas jest ważny i dlatego staramy się, aby każdy z naszych Klientów mógł maksymalnie szybko, bez nadmiernego czekania, umawiania się, skorzystać z pomocy prawnej ekspertów od spraw zadłużeń.

Masz problem z długami? Zadzwoń do nas lub napisz. Chętnie pomożemy Ci wyjść na prostą i zacząć wszystko od nowa.